E-Procurement:
Einstieg in die elektronische Beschaffung

Heutzutage sind für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen in Unternehmen nur noch wenige Schritte notwendig. Möglich ist dies aufgrund der Digitalisierung und Automatisierung einzelner Arbeitsschritte. Denn sogenannte E-Procurement-Systeme vereinfachen, optimieren und beschleunigen den innerbetrieblichen Beschaffungsprozess von Waren sowie Dienstleistungen. Der Beschleunigung und Vereinfachung von Prozessen werden in der Wirtschaft heutzutage eine hohe Priorität beigemessen.
E-Procurement steht für „Electronic Procurement“, zu Deutsch „elektronische Beschaffung“. Bezeichnet wird damit der Einkauf von Gütern oder Dienstleistungen über elektronische Systeme – überwiegend im B2B-Bereich. Damit sind also keine einzelnen Kundenbestellungen gemeint, sondern ganze Beziehungen zwischen Unternehmen (Onlinehändler und Lieferanten). Was sich konkret dahinter verbirgt, welche Rolle dem E-Procurement im E-Commerce zukommt und welche Vor- und Nachteile E-Procurement-Systeme bieten, erfahren Sie nachfolgend. Darüber hinaus informieren wir Sie über den Einsatz von E-Procurement-Systemen in der Praxis.

Was bedeutet E-Procurement?

Einordnen lässt sich E-Procurement, ebenso wie E-Commerce, in den Bereich des E-Business.

E-Procurement bedeutet, dass Händler ihre Einkäufe digital abwickeln und somit auch die Kommunikation mit Lieferanten überwiegend auf digitalem Wege erfolgt. In der Regel basieren E-Procurement-Systeme auf ERP-Systemen. Große Papierstapel aus Preislisten, Formularen und Katalogen fallen somit weg. Oberstes Ziel des E-Procurement stellt damit die Vereinfachung und damit auch die Beschleunigung der Bestellprozesse im B2B-Bereich dar.

Unterscheidung von E-Procurement-Systemen

E-Procurement-Systeme lassen sich mittels verschiedener Merkmale einstufen, wie beispielsweise anhand der Art und Kosten der Beschaffung oder aufgrund der Beziehung zwischen den Beteiligten. Folgend zeigen wir Ihnen zwei Unterscheidungstypen auf.


Drei grundlegende E-Procurement-Systeme

Grundlegend unterschieden wird in drei E-Procurement-Systeme:

  1. Offene System Diese Art von E-Procurement-Systemen stellen die einfachste Form dar. Mit offenen Systemen werden Online-Bestellungen über das Internet bei den Lieferanten aufgegeben. Das bedeutet, dass es keine direkte Verbindung der Systeme zwischen Einkäufer und Lieferanten gibt. Es sind keinerlei spezielle Anwendungen notwendig, jedoch ermöglichen solche Systeme auch keine automatische Einbindung in das Warenwirtschaftssystem. Die Software kann Bestellungen und Warenbestände nicht in Echtzeit miteinander abgleichen.

  2. Halb offene Systeme
    Halb offene Systeme ermöglichen den Onlinehändlern eine direkte Bestellung im System der Lieferanten. Das bedeutet, dass Einkäufer in das interne Netz ihrer Lieferanten Zugang erhalten und so auf das System zugreifen und Bestellungen vornehmen können. Teilweise ist auch eine Anbindung an das Warenwirtschaftssystem möglich.

  3. Geschlossene Systeme
    Lieferanten und Einkäufer sind bei einem geschlossenen System fest miteinander verbunden. Geschlossene Systeme lohnen sich in der Regel erst für regelmäßige Routinebestellungen, da sie eine aufwendige Schnittstellenanpassung sowie die direkte Verbindung der Netze von Einkäufern und Lieferanten erfordern. Bei dieser Art von E-Procurement-System besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass beide Seiten dieselbe Software verwenden. Der Vorteil von geschlossenen Systemen besteht in der umfangreichen Automatisierung aller Prozessschritte. Oftmals werden solche E-Procurement-Systeme auch in ERP-Systeme eingebunden.


Typen von E-Procurement-Systemen nach Marktmacht

Eine weitere Unterscheidung der Systeme kann anhand der Marktmacht der beteiligten Akteure vorgenommen werden:

  1. Sell-Side-Lösungen – Lieferantensysteme
    Sell-Side-Lösungen oder auch Lieferantensysteme genannt, zeichnen sich dadurch aus, dass der Katalog sowie die Einkaufssoftware vom Lieferanten betrieben werden. Das bedeutet für den Einkäufer, dass er sich bei jedem Lieferanten neu einloggen muss. Der Vorteil besteht insbesondere für den Lieferanten, da dieser seine Produkte optimal präsentieren kann.

  2. Buy-Side-Lösungen – Beschaffersysteme
    Bei dieser Ausprägung eines E-Procurement-Systems werden die Einkaufssoftware sowie der Großteil des Einkaufkatalogs vom Käufer zur Verfügung gestellt. Der wesentliche Vorteil besteht darin, dass die Regeln für den Prozess der Beschaffung einmalig festgelegt werden können.

  3. Many-to-Many-Lösungen – Marktplätze
    Elektronische Marktplätze werden durch Dienstleister betrieben und werden sowohl von Käufern als auch von Lieferanten genutzt.

Ergebnis von E-Procurement-Systemen

Die durch E-Procurement resultierenden Vor- und Nachteile können sowohl für Einkäufer als auch für Lieferanten entstehen und darüber hinaus an direkte Kunden weitergegeben werden. Außerdem variieren die Vor- und Nachteile individuell je nach Firma und können nicht vereinheitlicht werden. Dennoch haben wir im Folgenden die klassischen Vor- und Nachteile für Sie zusammengefasst.


Vorteile eines E-Procurement-Systems

Die Nutzung des E-Procurement bringt für alle Teilnehmer eines E-Procurement-Systems immense Vorteile mit sich:
Der Größte Vorteil bei der Nutzung von E-Procurement liegt in der Zeit- und Aufwandersparnis, von der Unternehmen langfristig profitieren. Dies resultiert aus geringeren Administrations- und Buchhaltungsaufwänden und reduzierten Prozess- und Controllingkosten. Insgesamt verringern sich damit die Beschaffungskosten eines Unternehmens. Weitere Vorteile von E-Procurement-Systeme können wie folgt genannt werden:

  • Bessere Vergleichbarkeit von Lieferanten und Preisen
  • Erschließung neuer Beschaffungsquellen
  • Mehr Transparenz
  • Reduktion von Komplexität
  • Mehr Flexibilität

Insbesondere die in der Regel hohen Anschaffungskosten können zunächst einmal abschreckend wirken. Doch sollte bedacht werden, dass der darauf zu erwartende ROI (Return on Investment) bei der Einführung eines E-Procurement-Systems deutlich schneller eintritt als bei herkömmlichen Investments.

Nachteile eines E-Procurement-Systems

Trotz der enormen Vorteile, sollten auch die Nachteile eines E-Procurement-Systems nicht außer Acht gelassen werden:

  • Meist hohe Investitionskosten
  • Regelmäßige Systempflege und Aktualisierungen notwendig
  • Zum Teil mangelnde Akzeptanz bei Mitarbeitern
  • Schulungen für Anwender notwendig

Insbesondere die in der Regel hohen Anschaffungskosten können zunächst einmal abschreckend wirken. Doch sollte bedacht werden, dass der darauf zu erwartende ROI (Return on Investment) bei der Einführung eines E-Procurement-Systems deutlich schneller eintritt als bei herkömmlichen Investments.

Einsatz von E-Procurement-Systemen

Welche E-Procurement-Lösung für Sie der richtige ist, müssen Sie an Ihren individuellen Bedürfnissen und an Ihrem Bedarf festmachen. Gerne beraten wir Sie hierzu. Wichtig ist, dass Sie in einem Pflichtenheft all Ihre Bedürfnisse festhalten. Der Einsatz eines E-Procurement-Systems setzt eine einheitliche Verwendung von Standards voraus. Damit ist gemeint, dass alle Leistungen und Güter im System gleich angelegt sein müssen. Aufgrund dieses großen initialen Aufwands werden in vielen Unternehmen lediglich direkte Beschaffungsgüter im ERP-System angelegt. Direkte Güter sind solche, die in die Eigenleistung direkt integriert werden. Indirekte Güter dagegen sind Produkte und Dienstleistungen, die das Unternehmen benötigt, um dieses aufrecht erhalten zu können, beispielsweise Verbrauchsmaterialien.

E-Procurement-Beratung

Sie sind Onlinehändler und möchten Ihre Bestellprozesse deutlich effizienter gestalten? Wir beraten Sie zu Ihrer optimalen E-Procurement-Lösung und entwickeln für Ihren Onlineshop gerne Schnittstellen zu einem E-Procurement-System. Nehmen Sie jederzeit Kontakt auf. Wir stehen Ihnen von Beginn an mit unserer Expertise zur Seite.